سُها؛ ارائه دهنده به روز ترین سیستم مدیریت فرآیند استخدام در ایران (ATS)

سیستم ATS چیست؟ مزایا و ابزارهای آن

سیستم ATS یا سیستم مدیریت استخدام چیست؟

نرم افزار ATS مخفف عبارت Applicant tracking system یک نرم افزار مدیریت استخدام جهت بهبود فرآیند استخدام است. سیستم ATS به شما کمک می‌کند تا به طور چشمگیری زمان آنالیز رزومه ها را کاهش دهید. در واقع سیستم ATS یک سیستم جدید در جهت مدیریت بهینه فرآیند استخدام است که به عنوان پایگاهی برای ذخیره اطلاعات کارجوها عمل می‌کند و امکان جمع‌آوری، دسته‌بندی، امتیاز دهی و بایگانی رزومه های دریافتی را به کارفرما می‌دهد.

با توجه به این مزایا ابزار نرم افزار ATS برای استخدام کنندگان و مدیران استعداد‌‌یابی اهمیت زیادی پیدا کرده است.

Alexandra.F پرفسور اقتصاد در دانشگاه هاروارد، در مقاله معتبری در سایت Jems.net.in در سال 2017، سیستم ATS را بهترین ماژول منابع انسانی معرفی کرد.

در سال 2021 تحقیقات شارما و همکاران نشان داد که نرم افزار مدیریت استخدام ATS امکان رسیدگی الکترونیکی به نیازهای استخدامی هر سازمانی را فراهم می‌کند.

به گفته آرونا نارایان موکرجی (2014)، منابع انسانی ارزشمندترین دارایی هر سازمان است و تکنولوژی نقش مهمی در استخدام افراد شایسته دارد. سیستم ATS به منابع انسانی در مواجه با چالش‌های استخدامی کمک بزرگی کرده است.

ویژگی‌های بارز سیستم ATS

سیستم مدیریت استخدام یک درگاه ایجاد می‌کند که کارجوها از پلتفرم‌های مختلف به آن متصل می‌شوند و رزومه‌های خود را در آن بارگذاری می‌کنند. ممکن است شما آگهی استخدام خود را در چند سامانه‌ی مختلف مانند جابینجا، ای استخدام و…‌ منتشر کرده باشید. برای دریافت رزومه‌ی افراد مجبور می‌شوید که شماره‌ی تماس، آدرس سایت و ایمیل را در آگهی استخدام درج کنید. در این صورت ازدیاد تماس‌ها و بی‌نظمی در دریافت رزومه‌ها یک بی‌نظمی محسوب می‌شود. سیستم ‌ATS در قدم اول، با هدف رفع این مشکلات طراحی شده است و در قدم بعد، موجب سهولت در شناخت بهترین نیروی استخدام خواهد شد. اما چطور؟

آنالیز و مدیریت رزومه‌ها

کارفرماها، پس از انتشار آگهی می‌توانند رزومه‌های دریافتی را آنالیز کنند. این آنالیز شبیه غربال‌گری است که در آن رزومه‌های مناسب انتخاب می‌شوند و رزومه‌های ناکارآمد کنار می‌روند. فیلتر کردن رزومه‌های نامناسب باعث صرفه‌جویی در زمان و تمرکز بیشتر بر گزینه‌های مطلوب می‌شود.

سیستم ATS یک سری ابزارها را در اختیار کارفرما قرار می‌دهد که فرآیند بررسی رزومه را آسان‌تر می‌کند:

امکان یادداشت‌گذاری روی رزومه (برای به یاد سپردن امتیازهای مثبت و منفی، نقطه‌نظرها و...)
ارجاع رزومه به دیگر افراد در سازمان (برای مثال مدیر منابع انسانی بخواهد نظر مدیر واحد دیگری را جویا شود.)
تشخیص رزومه‌های تکراری
آرشیو رزومه‌ها

یکپارچه سازی با وبسایت شرکت

همه‌ی فرصت‌های شغلی فعال، در صفحه‌ی استخدامی وبسایت شرکت نمایش داده می‌شوند و کارجویان می‌توانند از طریق همان صفحه رزومه‌های خود را ثبت کنند. لینک صفحه‌ی فرصت‌های شغلی را در شبکه‌های اجتماعی و سایت های آگهی استخدامی منتشر کنید و رزومه های جذب شده از کانال‌های مختلف را در یک مسیر هدایت و مدیریت می‌کنیم. انتشار این لینک‌های استخدامی باعث آشنایی بهتر کارجویان با شرکت، بهبود برند کارفرمایی، بهبود قابل توجه رتبه‌ی سایت در موتورهای جستجو و یکنواخت شدن قالب و اطلاعات موجود در رزومه‌های دریافتی می‌شود.

ساخت فرم های سفارشی برای دریافت رزومه

همه‌ی فیلد‌ های فرم دریافت رزومه قابل سفارشی سازی هستند و می‌توانید تعیین کنید که در این فرم پرکردن کدام اطلاعات برای کارجو اجباری یا اختیاری باشد. فیلدهای پرکاربرد به صورت پیش فرض در فرم ها تعبیه شده‌اند، با این وجود می‌توانید فیلدهایی که برایتان اهمیتی ندارد را حذف کنید یا علاوه بر فیلدهای پیش فرض، سوالات اختصاصی تشریحی یا چند گزینه‌ای را به فرم اضافه کنید.

تعیین مراحل گردش کار فرایند استخدام

می‌توانید تعیین کنید که استخدام در هر شغلی باید با طی کردن چه مراحلی انجام شود. مراحل مختلف رزومه خوانی، تعیین وقت، مصاحبه آنلاین یا حضوری، تأیید مدارک و… را می توانید به جریان کاری خود اضافه کنید. همه‌ی رزومه‌ها در پایپ لاین استخدامی شما جریان می یابند؛ نه رزومه‌ای گم می‌شود و نه کارجویی خارج از روال استخدام خواهد شد.

تعریف سطوح دسترسی برای کاربران

برای تیم همکاران خود در شرکت، سطح دسترسی اختصاصی ایجاد کنید به طوری که هر کس فقط به روزمه‌های مرتبط با واحد خود دسترسی داشته باشد. همچنین می‌توانید تعین کنید که هر کاربر اجازه داشته باشد که چه نوع عملیاتی را در سامانه انجام دهد. اگر کاربری قرار است فقط رزومه ها را بخواند و نظر ثبت کند، به او اجازه نمی‌دهید که نظرات دیگران را ببیند، یا فرصت شغلی جدید ثبت کند.

ثبت نظرات همه‌ی کارشناسان مرتبط و نمره دهی به کارجویان

کارشناسان شرکت می‌توانند هم در مرحله‌ی رزومه‌خوانی و هم در مرحله‌ی مصاحبه، نظرات خود را در سامانه ثبت کنند و به شایستگی‌های مختلف کارجویان نمره دهند. با توجه به ضرایب وزنی معین شده برای هر کارشناس و هر شایستگی، رزومه‌ها امتیازدهی می‌شوند و کارجویان برتر از دیگران تشخیص داده می‌شوند. می‌توانید بهترین کارجویان را فورا استخدام کنید و رزومه سوابق دیگران را برای استخدام‌های آینده بایگانی کنید.

امکان دریافت نظر از کارشناس ها و مشاوران خارج شرکت

اگر قصد دارید برای استخدام نیرو و بررسی رزومه‌های دریافتی از مشاوران یا کارشناسانی مشورت بگیرید که عضو شرکت شما نیستند، به راحتی می‌توانید لینک اختصاصی را از طریق پیامک یا ایمیل به آن‌ها ارسال کنید. پس از ثبت بازخورد، نظرات کارشناسان خارجی نیز در کنار نظرات کارشناسان داخل شرکت ثبت و دسته بندی می‌شود.

ارائه گزارش‌های آماری متنوع

گزارش‌های آماری متنوع و دقیق از بازدهی درگاه‌های استخدامی مختلف، موفقیت کمپین‌های استخدامی، گردشکار رزومه‌ها و… را دریافت کنید. با بررسی این گزارشات زمان و هزینه‌های مربوط به آگهی‌های استخدامی و جذب نیرو را بهینه کنید و با تصمیم‌گیری داده محور شاخص‌های جذب را در سازمان خود بهبود بخشید.

ضمیمه کردن فایل به پرونده‌ها

می‌توانیم فایل‌هایی مثل تصویر اسکن شده‌ی فرم‌های کاغـــذی، تصویر مـــدارک کارجویـــان و… را در پرونده‌ی اســـتخدامی هر کارجو ثبت کنید و همراه ســـایر سوابق بایگانی کنیم.

اشتراک گذاری فرصت‌های شغلی

می‌توانیم لینک اطلاع‌رسانی و فرم دریافت رزومه مربوط بـــه فرصت‌هـــای شـــغلی را در شـــبکه‌های اجتماعی یا وبسایت های آگهی استخدامی منتشر کنیم.

طراحی مناسب برای موبایل

فرم‌های استخدام به صورت واکنش‌گرا طراحی شده‌اند و چیدمان نمایش آن‌ها در هر صفحه‌ای متناسب با ابعاد صفحه تغییر می‌کند تا به مناســـب‌ترین شکل نمایش داده شود.

سیستم پیگیری متقاضی، قابلیت آن را دارد که رزومه‌های شغلیِ دریافتی را آنالیز کند. ممکن است برای یک رده‌ی شغلی صدها رزومه ارسال شود. مطالعه و بررسی تک‌تک آن‌ها نیازمند زمان زیادی است. سامانه ‌ATS به کمک کارفرما می‌آید و مهارت‌ها، سابقه‌ی شغلی، سن، تیپ شخصیتی و… را دسته‌بندی می‌کند؛ بنابراین رزومه‌های مناسب معرفی می‌شود و رزومه‌های نامناسب فیلتر می‌شوند.

یکی دیگر از قابلیت‌های سامانه ATS هماهنگی بین کارفرما و کارجوست. تنظیم روز مناسب مصاحبه کاری، ارسال ایمیل دعوت به کار یا رد همکاری و… توسط سامانه ATS انجام می‌شود.

این مسئله شاید برای شرکت‌های کوچک چندان مهم نباشد، اما برای شرکت‌های بزرگ که ماهانه با صدها نفر مصاحبه انجام می‌دهند، مصرف کاغذ، بایگانی کردن، جستجوی یک رزومه و… یک معضل اساسی است که سیستم ‌ATS آن را حل کرده است. زمانی که رزومه‌ها در اختیار سیستم پیگیری متقاضی قرار می‌گیرند، روی حافظه‌ی سامانه آرشیو می‌شوند و دسترسی به آن‌ها در هر زمانی آسان می‌شود. ممکن است کارفرما بخواهد به یک رزومه بعد از ماه‌ها رجوع کند، در این صورت مشکلی برای پیدا کردن رزومه نخواهد داشت.

سوالات متداول شما

1آیا ما از پس کار با نرم افزار ATS برمی‌آییم؟

بعضی افراد که تسلط کم‌تری به کامپیوتر و فضای دیجیتال دارند، ممکن است تصور کنند که کار با سیستم مهارت ویژه‌ای می‌خواهد و از آن‌ها ساخته نیست که هر روز با کامپیوتر سر و کله بزنند! آیا تصور به‌جایی است؟ بله! ما برای حل آن چه تمهیدی داریم؟ سیستم جذب و استخدام سٌها، آسان‌ترین و ساده‌ترین محیطِ نرم‌افزاری را ایجاد کرده است. ما مخاطبانی را که علاقه‌ی کم‌تری به تکنولوژی دارند را هم در نظر گرفته‌ایم. محیط نرم افزار ATS سها، به حدی ساده است که کاربران با حداقل تواناییِ کار با کامپیوتر هم به آسانی بتوانند با آن کار کنند. سیستم ATS سها، یک صفحه داشبورد دارد که تمام ابزارها روی آن قابل مشاهده هستند. مسیرهای ابزارها به حدی ساده است که کاربر هر آن چه را که نیاز داشته باشد در کسری از ثانیه روی صفحه مشاهده می‌کند. با این وجود برای راحتیِ بیشتر شما کاربران، در زمان دریافت اشتراک سامانه سها، یک جلسه‌ی مشاوره کار با سیستم، یک ویدئوی آموزشی و یک فایل pdf هم دریافت خواهید کرد.

2آیا هزینه اشتراک سیستم ATS به‌صرفه است؟

قاعدتاً شما برای دریافت اشتراک سیستم ats باید تعرفه‌ی آن را با بودجه‌ی سازمان تطبیق دهید. اگر به طور حدودی بخواهیم هزینه‌ی آن را اعلام کنیم، می‌توانید حقوق پایه‌ی یک ماهِ کارمند(حدود 5 میلیون تومان) را به ازای یک سال اشتراک در نظر بگیرید. آن‌وقت می‌بینید، که دریافت اشتراک ats حتی برای سازمان‌های کوچک هم صرفه‌ی اقتصادی دارد!

3آیا سیستم ATS مشکلی هم دارد؟

مشکلی که سیستم ATS ممکن است داشته باشد، مشکلی است که در ذات سیستم اپراتوری (غیر انسانی) وجود دارد: برخورد صفر و یک. زمانی که یک نرم‌افزار می‌خواهد داده‌ها را بررسی کند، نمی‌تواند بررسی معنایی کند. بنابراین اگر رزومه‌ای به دست شما رسیده باشد که در آن، فرد متقاضی فاقد سابقه کار است اما سطح مهارت بالایی دارد، ممکن است در رقابت با افرادی که سابقه‌ کار دارند، توسط سیستم ATS کنار زده شود. در صورتی که اگر همان نیرو در مصاحبه‌ی حضوری قرار می‌گرفت، می‌توانست نظر کارفرما را جلب کند. برای مدیریت این مورد می‌توانید معیارهای فیلتر رزومه را طوری تعریف کنید که بین مهارت، تجربه و تحصیلات تعادل برقرار شود.

4برای بررسی رزومه شغلی می‌توان به سیستم ATS اعتماد کرد؟

امروزه بسیاری از شرکت‌های بزرگ فرآیند استخدام نیرو را به واسطه‌ی سیستم ATS انجام می‌دهند. مزایایی که سامانه‌ی پیگیری متقاضی دارد، برای شرکت‌هایی در مقیاس بزرگ بسیار بهینه است. در نظر داشته باشید که نحوه‌ی کارکرد و فیلترگذاری سامانه‌ی ATS توسط کارشناسان منابع انسانی مشخص می‌شود.

5چگونه سیستم ATS رنک سایت را افزایش می‌دهد؟

سامانه ATS می‌تواند تأثیر ویژه‌ای روی بازدید سایت شما بگذارد. به این صورت که شما لینک ATS را روی سایت قرار می‌دهید و کارجوها برای ارسال رزومه‌ از سایت شما بازدید خواهند کرد. بازدید از سایت هم آن‌ها را با سازمان آشناتر می‌کند و هم جایگاه سایت را در جست‌وجوی گوگل ارتقاء می‌دهد.

6آیا سیستم ATS ربطی به سایت‌های استخدامی و کاریابی دارد؟

همان‌طور که گفتیم ATS پلتفرمی برای بارگذاری رزومه، آنالیز رزومه و برقراری ارتباط بین کارجو و کارفرماست. اما سایت‌های استخدامی منتشر کننده‌ی آگهی هستند. اگر می‌خواهید در این باره بیشتر بدانید مقاله‌ی تفاوت سامانه ATS با کاریابی چیست را مطالعه کنید.