نرم افزار ATS مخفف عبارت Applicant tracking system یک نرم افزار مدیریت استخدام جهت بهبود فرآیند استخدام است. سیستم ATS به شما کمک میکند تا به طور چشمگیری زمان آنالیز رزومه ها را کاهش دهید. در واقع سیستم ATS یک سیستم جدید در جهت مدیریت بهینه فرآیند استخدام است که به عنوان پایگاهی برای ذخیره اطلاعات کارجوها عمل میکند و امکان جمعآوری، دستهبندی، امتیاز دهی و بایگانی رزومه های دریافتی را به کارفرما میدهد.
با توجه به این مزایا ابزار نرم افزار ATS برای استخدام کنندگان و مدیران استعدادیابی اهمیت زیادی پیدا کرده است.
Alexandra.F پرفسور اقتصاد در دانشگاه هاروارد، در مقاله معتبری در سایت Jems.net.in در سال 2017، سیستم ATS را بهترین ماژول منابع انسانی معرفی کرد.
در سال 2021 تحقیقات شارما و همکاران نشان داد که نرم افزار مدیریت استخدام ATS امکان رسیدگی الکترونیکی به نیازهای استخدامی هر سازمانی را فراهم میکند.
به گفته آرونا نارایان موکرجی (2014)، منابع انسانی ارزشمندترین دارایی هر سازمان است و تکنولوژی نقش مهمی در استخدام افراد شایسته دارد. سیستم ATS به منابع انسانی در مواجه با چالشهای استخدامی کمک بزرگی کرده است.
سیستم مدیریت استخدام یک درگاه ایجاد میکند که کارجوها از پلتفرمهای مختلف به آن متصل میشوند و رزومههای خود را در آن بارگذاری میکنند. ممکن است شما آگهی استخدام خود را در چند سامانهی مختلف مانند جابینجا، ای استخدام و… منتشر کرده باشید. برای دریافت رزومهی افراد مجبور میشوید که شمارهی تماس، آدرس سایت و ایمیل را در آگهی استخدام درج کنید. در این صورت ازدیاد تماسها و بینظمی در دریافت رزومهها یک بینظمی محسوب میشود. سیستم ATS در قدم اول، با هدف رفع این مشکلات طراحی شده است و در قدم بعد، موجب سهولت در شناخت بهترین نیروی استخدام خواهد شد. اما چطور؟
کارفرماها، پس از انتشار آگهی میتوانند رزومههای دریافتی را آنالیز کنند. این آنالیز شبیه غربالگری است که در آن رزومههای مناسب انتخاب میشوند و رزومههای ناکارآمد کنار میروند. فیلتر کردن رزومههای نامناسب باعث صرفهجویی در زمان و تمرکز بیشتر بر گزینههای مطلوب میشود.
امکان یادداشتگذاری روی رزومه (برای به یاد سپردن امتیازهای مثبت و منفی، نقطهنظرها و...)
ارجاع رزومه به دیگر افراد در سازمان (برای مثال مدیر منابع انسانی بخواهد نظر مدیر واحد دیگری را جویا شود.)
تشخیص رزومههای تکراری
آرشیو رزومهها
همهی فرصتهای شغلی فعال، در صفحهی استخدامی وبسایت شرکت نمایش داده میشوند و کارجویان میتوانند از طریق همان صفحه رزومههای خود را ثبت کنند. لینک صفحهی فرصتهای شغلی را در شبکههای اجتماعی و سایت های آگهی استخدامی منتشر کنید و رزومه های جذب شده از کانالهای مختلف را در یک مسیر هدایت و مدیریت میکنیم. انتشار این لینکهای استخدامی باعث آشنایی بهتر کارجویان با شرکت، بهبود برند کارفرمایی، بهبود قابل توجه رتبهی سایت در موتورهای جستجو و یکنواخت شدن قالب و اطلاعات موجود در رزومههای دریافتی میشود.
همهی فیلد های فرم دریافت رزومه قابل سفارشی سازی هستند و میتوانید تعیین کنید که در این فرم پرکردن کدام اطلاعات برای کارجو اجباری یا اختیاری باشد. فیلدهای پرکاربرد به صورت پیش فرض در فرم ها تعبیه شدهاند، با این وجود میتوانید فیلدهایی که برایتان اهمیتی ندارد را حذف کنید یا علاوه بر فیلدهای پیش فرض، سوالات اختصاصی تشریحی یا چند گزینهای را به فرم اضافه کنید.
میتوانید تعیین کنید که استخدام در هر شغلی باید با طی کردن چه مراحلی انجام شود. مراحل مختلف رزومه خوانی، تعیین وقت، مصاحبه آنلاین یا حضوری، تأیید مدارک و… را می توانید به جریان کاری خود اضافه کنید. همهی رزومهها در پایپ لاین استخدامی شما جریان می یابند؛ نه رزومهای گم میشود و نه کارجویی خارج از روال استخدام خواهد شد.
برای تیم همکاران خود در شرکت، سطح دسترسی اختصاصی ایجاد کنید به طوری که هر کس فقط به روزمههای مرتبط با واحد خود دسترسی داشته باشد. همچنین میتوانید تعین کنید که هر کاربر اجازه داشته باشد که چه نوع عملیاتی را در سامانه انجام دهد. اگر کاربری قرار است فقط رزومه ها را بخواند و نظر ثبت کند، به او اجازه نمیدهید که نظرات دیگران را ببیند، یا فرصت شغلی جدید ثبت کند.
کارشناسان شرکت میتوانند هم در مرحلهی رزومهخوانی و هم در مرحلهی مصاحبه، نظرات خود را در سامانه ثبت کنند و به شایستگیهای مختلف کارجویان نمره دهند. با توجه به ضرایب وزنی معین شده برای هر کارشناس و هر شایستگی، رزومهها امتیازدهی میشوند و کارجویان برتر از دیگران تشخیص داده میشوند. میتوانید بهترین کارجویان را فورا استخدام کنید و رزومه سوابق دیگران را برای استخدامهای آینده بایگانی کنید.
اگر قصد دارید برای استخدام نیرو و بررسی رزومههای دریافتی از مشاوران یا کارشناسانی مشورت بگیرید که عضو شرکت شما نیستند، به راحتی میتوانید لینک اختصاصی را از طریق پیامک یا ایمیل به آنها ارسال کنید. پس از ثبت بازخورد، نظرات کارشناسان خارجی نیز در کنار نظرات کارشناسان داخل شرکت ثبت و دسته بندی میشود.
گزارشهای آماری متنوع و دقیق از بازدهی درگاههای استخدامی مختلف، موفقیت کمپینهای استخدامی، گردشکار رزومهها و… را دریافت کنید. با بررسی این گزارشات زمان و هزینههای مربوط به آگهیهای استخدامی و جذب نیرو را بهینه کنید و با تصمیمگیری داده محور شاخصهای جذب را در سازمان خود بهبود بخشید.
میتوانیم فایلهایی مثل تصویر اسکن شدهی فرمهای کاغـــذی، تصویر مـــدارک کارجویـــان و… را در پروندهی اســـتخدامی هر کارجو ثبت کنید و همراه ســـایر سوابق بایگانی کنیم.
میتوانیم لینک اطلاعرسانی و فرم دریافت رزومه مربوط بـــه فرصتهـــای شـــغلی را در شـــبکههای اجتماعی یا وبسایت های آگهی استخدامی منتشر کنیم.
فرمهای استخدام به صورت واکنشگرا طراحی شدهاند و چیدمان نمایش آنها در هر صفحهای متناسب با ابعاد صفحه تغییر میکند تا به مناســـبترین شکل نمایش داده شود.