اهمیت استفاده از نرم افزار دورکاری
امروزه با شیوع ویروس کرونا در جهان، بسیاری از مسائل روزمره، تحت تأثیر این وضعیت دستخوش تغییرات شده‌اند. بسیاری از مشاغل در بحران کرونا مجبور شدند برای پیش‌برد حرفه‌ی خود از روشی نوین و کارآمد به نام «دورکاری» استفاده کنند. دورکاری طبق آمار blueface تا سال 2025 رقیب جدی کار حضوری خواهد بود. AND CO و Remote Year نیز گفته‌اند آمار دورکاری روز به روز در حال افزایش است. با توجه به محبوبیت روز افزون دورکاری نیاز به استفاده از نرم افزار دورکاری و مدیریت دورکاری بیشتر از هر زمانی احساس می‌شود. در این مقاله قصد داریم تعریفی از دورکاری ارائه دهیم و چند نرم افزار دورکاری را معرفی کنیم. با ما همراه باشید.
تاریخچه و مفهوم دورکاری
دور کاری (Teleworking یا Telecommuting) برای اولین بار در سال 1995 شعار «کار همان چیزی است که شما آن را انجام می‌دهید و نه آن چیزی که برایش سفر می‌کنید» پیش زمینه‌ی دورکاری شد. رفته رفته با پیشرفت تکنولوژی و افزایش راه‌های ارتباطی، در شرایط کار تغییراتی صورت گرفت. به جای حرکت کارکنان به سمت کار، کار به سمت کارکنان حرکت کرد. مزیت عمده‌ی دورکاری، صرفه‌جویی قابل توجه در زمان، انرژی و هزینه است. امروزه در روند کاری سازمان‌ها، دورکاری یک نوع روش مدیریت و ارتباط جدید بین کارمند و کارفرماست. کارمند به جای حضور در محیط کار، از منزل، وظیفه و کاری که به وی محول شده را پیش می‌برد. مدیر یا کارفرما می‌تواند نظارت و کنترل را از راه دور و با استفاده از روشهای الکترونیکی انجام دهد.
دورکاری یک شغل نیست؛ بلکه روشی سازماندهی شده است که به کارمند اجازه میدهد تا وظایف کاری خود را از راه دور به صورت تمام وقت یا پاره وقت، تحت نظارت کارفرما بر اساس قوانین تعیین شده انجام دهد.
لازم به ذکر است که در بسیاری از مواقع نظارت کارفرما بر کارمندان با استفاده از نرم افزار دورکاری به آسانی و با دقت زیادی انجام می‌شود.
معرفی بخشی از نرم افزار دورکاری
همان‌طور که پیش‌تر به آن اشاره شد با همه گیری ویروس کرونا امروزه بسیاری از مشاغل برای پیش‌برد کار سازمانی خود از روش نوین دورکاری بهره می‌برند. کارفرمایان برای فرهنگ‌سازی و برنامه‌ریزی دورکاری به منظورِ بهبود کنترل عملکرد و نظارت بر کارکنان، نیازمند استفاده از نرم افزار دورکاری هستند. در ادامه مطلب به معرفی تعدادی از نرم‌افزارهای دورکاری می‌پردازیم.
پیام رسان‌ها
اولین قدم و یکی از بهترین نرم افزارهای ایجاد ارتباط روزانه و روتین بین کارمند و کارفرما استفاده از بهترین پیام رسانهای موجود در بازار می‌باشد. اپلیکیشن‌های ساده و پرکاربرد واتس‌آپ و تلگرام برای ارسال پیام متنی، صوتی و تصویری تحت وب، جزء عمومی‌ترین برنامه‌های ایجاد ارتباط محسوب می‌شوند. علاوه بر این استفاده از نرم‌افزار ارتباط تیمی و همکاری گروهی تحت عنوان اسلک که قابلیت اتصال به نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و مدیریت زمان پاسخ‌دهی به پیام‌های متنی، صوتی و تصویری را دارد، توصیه می‌شود.
نرم‌افزار دورکاری مناسب مدیریت و کنترل پروژه‌های دورکاری
امروزه با افزایش تعداد شعب موسسات و شرکت‌ها، انجام و مدیریت کار تیمی و پروژه نیازمند استفاده از نرم افزار دورکاری پروژه است. از نمونه‌های پرکاربرد نرم افزارهای کنترل پروژه که شامل برنامه ریزی و زمان‌بندی، مدیریت بودجه و کیفیت، تخصیص منابع و کنترل هزینه، مستندسازی و نرم افزارهای ارتباطی و همکاری هستند، می‌توان به trello، basecamp، proofhub اشاره کرد.
بهترین نرم افزارهای بهره‌وری کاری و بازخورد سریع
بخش مهمی از نتیجه‌ی دورکاری یا کار کارمندان، بهره‌وری از راه دور است. برای سازماندهی از راه دور کارهای تیمی، از برنامه تودوایست(todoist) می‌توان بهره برد؛ این برنامه شامل ویژگی‌های اصلی کار تیمی از جمله وظایف، امکان ایجاد پروژه‌ها، بارگذاری فایل‌ها، اضافه کردن یادداشت‌ها و تنظیم یادآوری و نمودار است.
لازم به ذکر است که گرفتن بازخورد از کار تیمی در پروژه‌های دورکاری، بسیار مهم و ضروری است. نرم افزار chimp or champ برای مدیران این امکان را فراهم می‌کند که با استفاده از روشهای ساده و به بهترین شکل ممکن، با کارکنان ارتباط برقرار کرده و با بررسی عملکرد آن‌ها در جهت بهبودی عملکرد تلاش کنند.
بهترین ابزارهای مدیریت زمان در مبحث دورکاری
نرم افزار time doctor یکی از بهترین نرم افزارهای دورکاری برای مدیریت زمان و برنامه ردیابی تیمی است که بوسیله آن کارمندان، می‌توانند پاسخگوی ساعات کاری مصرفی خود باشند. همچنین نرم افزار teamwork ابزاری برای تقویت بهره‌وری تیمی، محاسبه و ردیابی زمان و هزینه‌های انجام شده است.
ابزارهای دورکاری مناسب برای ذخیره سازی ابری
در پروژه‌های دورکاری تیمی، افراد برای ذخیره‌سازی، اشتراک‌گذاری اسناد و پرونده‌های چند رسانهای با حجم بالا که توسط ایمیل امکان پذیر نیست؛ نیازمند ابزار و سیستم‌های ذخیره‌سازی ابری هستند. Dropbox و googledrive بهترین نرم افزارهای دورکاری مناسب برای ذخیره‌سازی ابری با امکان اشتراک گذاری پاورپوینت و فتوشاپ هستند.
مزایا و معایب دورکاری در شرکت‌ها
مزایای به کارگیری روش دورکاری و استفاده از نرم افزارهای کنترل دورکاری در موسسات و سازمان‌ها را از جنبه‌های مختلف فردی، اجتماعی و سازمانی می‌توان در نظر گرفت که در ادامه به مزایا و معایب آن اشاره می‌کنیم.
مزایای دورکاری:
- صرفه جویی در وقت و هزینه رفت و آمد
- ایجاد تعادل و توازن بین زندگی شخصی و کاری
- کاهش آلودگی، ترافیک و تجدید حیات اقتصادی
- افزایش بهره‌وری سازمان‌ها و جلوگیری از اتلاف انرژی
- رضایت شغلی کارمندان و بهبود عملکرد کار سازمانی
- امکان انتخاب و استخدام کارکنان بدون محدودیت جغرافیایی
- گسترش عملکرد سازمانی در سطح ملی و بین المللی
- درنظر گرفتن نتیجه کار به جای ساعت حضور کارکنان
- امکان اشتغال برای افراد معلول
- کاهش نرخ بیکاری و افزایش استقلال شغلی
- توسعه عمران روستایی و افزایش عدالت اجتماعی
- افزایش زمان آزاد کارکنان و ارتباط خانوادگی آنان
معایب دورکاری:
- ایجاد مشکلات نظارتی بر کنترل و ارزیابی عملکرد کارمندان
- انزوای اجتماعی، کاهش تعاملات اجتماعی و مشکلات بعد از آن
- صرف هزینه اضافی برای تجهیزات الکترونیکی مانند اینترنت و رایانه و…
- نیاز به نرم‌افزار و سخت‌افزارهای پشتیبانی
- عدم آمادگی سازمان برای تغییرات فرهنگی
- نیاز به ایجاد امنیت اطلاعات و پشتوانه قانونی مناسب
سخن پایانی
بسیاری از موسسات و شرکت‌ها بنابه دلایل مختلف، مانند شیوع ویروس کرونا از شیوه‌ی دورکاری برای پیش‌برد کار سازمانی خود بهره می‌برند. دورکاری نوعی کار سازماندهی شده است که بر اساس آن، کارمند خارج از اداره، در منزل و با استفاده از فناوری الکترونیکی، وظایف خود را براساس آیین‌نامه‌های از پیش تعیین شده، انجام میدهد. برای دورکاری، کارفرما می‌تواند با استفاده از انواع نرم افزار دورکاری بر کارمندان و عملکرد آن‌ها، نظارت کامل را اعمال کند.