ضرورت وجود دستورالعمل جذب و استخدام
فرآیندهای منابع انسانی هر کدام نیازمند طراحی ساختار، دستورالعمل و بومی سازی هستند. در میان فرآیندهای منابع انسانی، فرآیند جذب و استخدام نیرو، بیش از دیگر فرآیندها نیازمند دقت عمل است. زیرا استخدام نیرو مانند سرمایه‌گذاری است و شما اگر در سرمایه‌گذاری انسانی سازمان دقت کافی را به خرج ندهید، ضرر بزرگی را متحمل شده‌اید. چرا که اهداف سازمان به دست نیروهای انسانی آن محقق می‌شوند. شما برای آن که استخدام نیرو را به درست‌ترین راه ممکن انجام دهید، نیازمند دستورالعمل جذب و استخدام هستید. این دستورالعمل باید متناسب با نگرش سیستم جذب و استخدام سازمانی شما تنظیم شود. اما به طور کلی نکاتی وجود دارد که توجه به آن‌ها شما را نسبت به کیفیت اجرای فرآیند جذب و استخدام، آگاه‌تر می‌کند.
نگارش شرح شغلی
برای فرآیند جذب و استخدام، پیش از آن که هر کاری را شروع کنید، لازم است که یک شرح شغلی تنظیم کنید. این شرح شغلی هم نیاز شما را روشن‌تر خواهد کرد و هم کارجو به طور حرفه‌ای با شرح وظایفش آشنا خواهد شد. شما برای آن که بدانید به طور دقیق، موقعیت شغلیِ مورد نظر، نیازمند چه مهارت‌های نرم و سختی است، باید آن‌ها را تحت عنوان وظایف لیست کنید. بنابراین زمانی که نیرو در محل کار حاضر می‌شود، دوره‌ای به نام «سرگردانی» را طی نخواهد کرد!
تنظیم سوالات مصاحبه استخدامی
سوالاتی که شما از کارجویان تمام رده‌های شغلی می‌پرسید، نباید برابر باشد! شما از نیروی دفتری سازمان همان سوالاتی را ندارید که از کارشناس R&D دارید! بنابراین متناسب با رده‌های شغلی باید سوالاتی را تنظیم کنید. بعضی سازمان‌ها به متدوال‌ترین و عمومی‌ترین سوالات مصاحبه استخدامی اکتفا می‌کنند، اما بعضی دیگر لازم می‌بینند که سوالات خلاقانه مصاحبه کاری یا سوالات روانشناسی مصاحبه استخدامی هم طرح کنند. اهمیت این موضوع در این است که شما از پیش بدانید باید چه رویکردی در مصاحبه داشته باشید. طرح کردن سوالات از پیش، تکلیف موضع شما را با کارجوها روشن خواهد کرد. هرچند یک گفت‌وگوی مفید و خلاقانه، راه خود را در لحظه باز می‌کند.
شناسایی راههای صحیح انتشار آگهی استخدامی
شما باید راههای متفاوت انتشار آگهی استخدامی را بشناسید و بسنجید که کدام‌یک برای شما مناسب‌تر است؟ کارجوهای مورد نظر شما در کدام پلتفرم بیشتر جست‌وجو می‌کنند؟ برای مثال، شما برای جذب نیروی HR باید بیشتر به لینکدین رجوع کنید. نیروهای HR روی لینکدین فعالیت بیشتری دارند. معمولاً کارشناسان خبره‌ی منابع انسانی، خود را به خوبی روی پلتفرم لینکدین معرفی کرده‌اند. بنابراین شما باید بدانید که چه نیرویی را کجا جست‌وجو کنید.
بعضی سازمان‌ها که تبدیل به برند شده‌اند و به طور معمول، همیشه افرادی تمایل به همکاری با آن سازمان را دارند، می‌توانند از طریق صفحه‌ی خودشان، کارجوها را جذب کنند. سیستم ATS یا مدیریت هوشمند فرآیند جذب و استخدام، این امکان را فراهم کرده است که فرصت‌های شغلی مورد نیاز سازمان، روی صفحه نمایش داده شوند. کارجوها با مراجعه به صفحه، این فرصت‌های شغلی خالی را می‌بینند و با کلیک روی آن، می‌توانند هم رزومه‌ی آماده‌شان را الصاق کنند و هم به سوالات مورد نظر شما پاسخ دهند.
امروزه و با وجود گسترش دنیای social media اکثر کسب و کارها صفحات شخصی دارند. انتشار فرصت‌های شغلی از طریق صفحات سازمان، نیروهایی را روانه‌ی سازمان می‌کند که از ابتدا با سازمان آشنا بوده و تمایل به همکاری داشته‌اند.
کارآموز، کارمند یا متخصص؟
برای استخدام کارجو باید بدانید که شما نیازمند نیرو در چه سطحی هستید؟ بعضی موقعیت‌های شغلی، نیازمند این هستند که یک کارجو از صفر آن شغل را بیاموزد و در مسیر کار مهارت کسب کند. اما بعضی موقعیت‌های شغلی دیگر، این فرصت را ندارند که یک نیرو در طی کار، کسب مهارت کند. پیش از استخدام نیرو، باید این ارزیابی را انجام دهید که موقعیت شغلی مورد نظر چقدر فرصت تجربه‌آموزی و کسب مهارت دارد؟ هرچه شغل مورد نظر حساس‌تر باشد، امکان تجربه‌آموزی و کسب مهارت در حین کار، پایین‌تر می‌آید. بنابراین یک کارآموز را نباید در موقعیت حساس قرار دهید.
استفاده از سیستم ATS
سیستم ATS یکی از نرم‌افزارهای منابع انسانی است که برای سهولت اجرای فرآیند جذب و استخدام طراحی شده است. استفاده از سیستم ATS اگر در دستور کار قرار بگیرد، بسیاری از مشکلات فرآیند جذب و استخدام را حل می‌کند. حتی تا پیش از استفاده از سیستم ATS ممکن است شما متوجه نباشید که با چه مشکلات دست و پاگیری همیشه روبرو بوده‌اید! به همین خاطر سیستم ATS سُها، به شما تست رایگان سامانه ATS را پیشنهاد می‌کند.
سیستم مدیریت فرآیند استخدام، به طور ویژه برای آنالیز رزومه‌ها در بازه زمانی کم طراحی شده است. سیستم ATS به واسطه‌ی کلمات کلیدی‌ای که شما تعریف می‌کنید، رزومه‌ها را غربال می‌کند و نتایج را دسته‌بندی شده، نشان می‌دهد. اما مزیت استفاده از سیستم مدیریت استخدام به همین‌جا ختم نمی‌شود! برای آن که بدانید استفاده از سیستم ATS چه مزایای دیگری دارد، می‌توانید مقاله‌ی «سیستم ATS چیست؟» را مطالعه کنید.
جمع‌بندی
دستورالعمل جذب و استخدام برای هر سازمان باید با معیارهای بومی آن تدوین شود. اما بعضی نکات هستند که به طور کلی، رعایت آن‌ها می‌تواند کیفیت فرآیند استخدام را بالا ببرد. ما برخی از کلی‌ترین این نکات را برشمردیم. نکاتی که مدیران کارآزموده حتماً به آن‌ها واقف هستند. اما آشنایی با سیستم مدیریت هوشمند استخدام یا سیستم ATS به عنوان یکی از جدیدترین نرم افزارهای منابع انسانی، دریچه‌ی جدیدی را برای شما ایجاد می‌کند. امروزه سازمان‌های بزرگ و معتبر جهانی از سیستم ATS به عنوان یک متد مدیریتی استفاده می‌کنند و نه صرفاً یک نرم افزار معمولی منابع انسانی.