در اکثر سازمان‌ها برای ایجاد مستندات قابل نگهداری، تقریبا تمام پیام‌های اجرایی در قالب انواع نامه‌ها تبدیل به پیام‌های متنی می‌شوند. به همین دلیل مهارت نوشتن و مکاتبات اداری یکی از مهارت‌هایی است که تقریبا همه‌ی سطوح کارکنان، از متصدی و کارشناس گرفته تا مدیران ارشد نیاز دارند که بر آن مسلط باشند. نوشتن آسان و صحیح متن قراردادها، صورتجلسه‌ها، نامه‌ها، بخشنامه‌ها، دستورالعمل‌ها، و ابلاغ دستورات و مصوبات در گروه مهارت کارکنان در زمینه مکاتبه و نگارش است.

خوشبختانه امروزه اکثر کارکنان سازمان‌ها دارای تحصیلات دانشگاهی هستند، اما در تحصیلات رایج در کشور، به خصوص تا سطح کارشناسی، تمرکز بیشتر بر خواندن و فهم نوشته‌هاست و در طول دوران تحصیل اهتمام جدی در تقویت مهارت نوشتن صورت نمی‌گیرد. ضعف این مهارت در کارهای اجرایی خود را نشان می‌دهد و مانع از عملکرد عالی افراد در مشاغل خود می‌شود.

سطح مهارت نوشتن ارتباط مستقیمی با سطح تحصیلات ندارد و ممکن است افرادی از سطح تحصیلات بالایی برخودارند، در مکاتبات خود ضعف داشته باشند؛ با بر عکس افرادی که سطح تحصیلات بالایی ندارند ممکن است به دلیل تجربه و تمرین نویسنده‌های بسیار خوبی باشند. بسیاری از افراد نوشتن را کار سختی می‌دانند؛ اما باید توجه داشت که اگرچه ممکن است نوشتن را با سختی انجام دهیم، اما نوشتن نامه کار پیچیده‌ای نیست و با یادگیری آن می‌توان به راحتی و با اعتماد به نفس زیاد نامه‌های اداری را نوشت.

در این دوره آموزشی علاوه بر معرفی مفاهیم مختلف حوزه مکاتبات اداری، با استناد به استاندارد ملی نامه‌نگاری، روش صحیح نوشتن اجزا و ارکان مختلف نامه‌ها شرح داده می‌شوند و همچنین نکات نگارشی و دستور زبانی مربوط به نامه‌نگاری نیز در حد نیاز توضیح داده خواهد شد. در این دوره تمرین‌هایی برای تقویت مهارت مکاتبه مطرح می‌شود و دانش‌پذیران با انجام این تمرین‌ها می‌توانند یادگیری خود را کامل و کاربردی کنند.

ممکن است این سوال پیش بیاید که آیا با وجود رایج شدن سیستم‌های بدون کاغذ (اتوماسیون، پیام‌رسان و…) آیا هنوز لازم است که از نامه برای ارتباطات خود استفاده کنیم؟ پاسخ این است که این سیستم‌ها نه تنها نوشتار اداری را کاهش نداده‌اند، که استفاده آن را وسیع‌تر نیز کرده‌اند؛ زیرا نوشتن و توزیع و ارسال نامه را آسان‌تر و سریع‌تر کرده‌‌اند. به همین میزان ضرورت تقویت مهارت نگارش نامه‌های اداری نیز بیشتر شده است. در گذشته با توجه به محدود بودن تعداد مکاتبات، چند نفر در سازمان وجود داشتند که همه‌ی نامه‌ها را می‌نوشتند و بقیه فقط می‌خواندند. اما الان هر کدام از کارکنان یک کامپیوتر دارند و در کارتابل الکترونیک خود نامه‌هایی دریافت می‌کنند که باید به صورت کتبی به آن‌ها پاسخ دهند.

در سازمان‌ها عموماً دو شیوه برای انتقال پیام وجود دارد: شفاهی و کتبی. اما در نهایت پیام‌های اداری و سازمانی بیشتر به صورت کتبی است؛ چون وقتی پیام‌ها نوشته می‌شوند، سند ایجاد می‌شود. به عنوان مثال زمانی که جلسه‌ای برگزار می‌شود پیام‌ها در طول جلسه به صورت شفاهی منتقل می‌شوند اما در نهایت یک صورتجلسه کتبی نوشته می‌شود تا به عنوان سند باقی بماند. انوع نامه‌های اداری را می‌توان از نظر کاربرد به موارد زیر تقسیم کرد:

• تصویب‌نامه
• آیین‌نامه
• بخش‌نامه
• دستورالعمل (شیوه‌نامه)
• حکم اداری
• صورتجلسه
• گزارش
• اطلاعیه
• سایر نامه‌های اداری

با رایج شدن پیام‌رسان‌ها و شبکه‌های اجتماعی، افراد در ارتباطات شخصی خود نیز پیام‌های نوشتاری زیادی ارسال می‌کنند که معمولاً جنبه رسمی ندارند و در آن‌ها از زبان عامیانه و محاوره‌ای استفاده می‌شود. در بسیاری از موارد پیام‌هایی که در ارتباطات غیررسمی نوشته می‌شوند پر از غلط‌های نگارشی هستند. اما درون سازمان‌ها استفاده از این ادبیات امکانپذیر نیست و باید از ادبیات صحیح اداری برای ارتباطات استفاده کرد. زبان اداری، زبانی ساده، صریح، مؤدبانه، مستقیم و روشن است. به همین منظور باید دقت کنیم که عادات نوشتاری غیررسمی و شخصی به طور ناخواسته وارد ارتباطات رسمی نشود، زیرا این عامل می‌تواند موجب جلوگیری از عملکرد عالی فرد در شغل خود شود.

با یادگیری و تقویت مهارت نوشتن به زبان اداری، ارتباطات بسیار مؤثرتری در سازمان خواهیم داشت. با محدود کردن پیام‌های خود در قالب زبان اداری، اطمینان حاصل می‌کنیم که شخص دریافت‌کننده پیام، منظور ما را به درستی و روشنی متوجه می‌شود. اما پیام‌هایی که در قالب‌های دیگر (مثلاً شفاهی) ارائه می‌شوند ممکن است با انواع پارازیت در بیان ما، در محیط یا در ذهن مخاطب همراه شوند و به همین دلیل منظور آن‌ها به درستی درک نشود. اگر قرار است نامه‌ای برای زیردستان خودم بنویسیم و به آن‌ها فرمانی بدهم، باید بدانیم که چطور بنویسم که آن‌ها منظور پیام ما را به درستی متوجه شوند. اگر قرار است نامه‌ای به مدیر خود بنوسیم و درخواستی داشته باشیم، باید بدانیم که چطور بنویسیم تا ضمن رعایت احترام لازم، درخواست ما به درستی فهمیده شده و رسیدگی شود.

خوشبختانه استاندارد شماره ۳۷۹ سازمان ملی استاندارد درباره ساختار نامه‌های اداری در کشور تدوین شده و می‌تواند راهنمای خوبی برای نوشتن صحیح نامه‌های اداری باشد. در این دوره آموزشی، موارد مطرح‌شده در این استاندارد به طور کامل شرح داده می‌شود تا نامه‌هایی که از پس می‌نویسید کاملاً مطابق با استاندارد رسمی کشور باشند. در متن این استاندارد همه جزئیاتی که در نوشتن نامه باید رعایت شوند، پیش‌بینی شده است. به عنوان مثال در صورت رعایت این استاندارد می‌توان مطمئن شد که در نامه‌ها فضای کافی برای نوشتن پاراف یا برای سوراخ زونکن پیش‌بینی شده و همه‌ی بخش‌های مورد نیاز (مثلاً آدرس برگشت برای پاسخ دادن به نامه) در نامه درج شده است. با رعایت کردن این استاندارد مطمئن می‌شویم که نامه‌ای که می‌نویسیم اشکال و نقصی ندارد.

در نوشتن نامه‌های اداری، علاوه بر نکات ساختاری که در استاندارد ذکر شده، نکات مختلف دیگری نیز وجود دارد که حتماً باید رعایت شود. از جمله نکات و ریزه‌کاری‌های دیگری که در نوشتن نامه اداری باید بدانیم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• در چه شرایطی باید نام کوچک شخص مخاطب را بنویسیم و در چه شرایطی نباید این کار را بکنیم؟
• در چه شرایطی لازم است در ابتدای نامه در بخش «از» نام خود را بنویسیم و در چه شرایطی لازم نیست؟
• آیا باید نامه را خطاب به «مدیریت محترم» بنویسم، یا خطاب به «مدیر محترم»؟
• در چه مواردی باید عناوینی مثل «دکتر»، «مهندس» و … را بنویسیم و در چه مواردی نباید بنویسیم؟
• چه نکاتی باید در امضا نامه رعایت شود؟ آیا امضا باید روی نام شخص درج شود یا در بالای آن؟
• نامه‌هایی که به مدیران خود می‌نویسیم باید چه تفاوتی با نامه‌هایی که به زیردستان خود می‌نویسیم داشته باشند؟
• ضوابط نوشتن نامه‌های بازگشت («بازگشت به نامه شماره …») و پیرو («پیرو نامه شماره …») چیست؟
• و …

این دوره آموزشی برای چه کسانی مناسب است؟

• مدیران
• مسئول دفترها و منشی‌ها
• کارمندان ادارات خصوصی و دولتی که در کار خود لازم است گزارش‌های کتبی بنویسند
• کارکنان سازمان‌هایی که لازم است درخواست‌های افزایش حقوق، مرخصی و… را به صورت مکتوب به سازمان خود ارائه کنند
• افرادی که به هر دلیل نیاز دارند نامه‌های درخواست رسمی به ادارات و بانک‌ها بنویسند
• افرادی که تمایل دارند با افزایش دانش و به دست آوردن مدرک معتبر در شغل مسئول‌ دفتر استخدام شوند

این دوره برای چه کسانی مناسب نیست؟

• این دوره برای کسانی که هیچگاه کارهای اداری ندارند و نیازی به نوشتن نامه ندارند کاربردی نخواهد بود
• این دوره برای کسانی که تمایل به یادگیری و ارتقای شغلی ندارند مناسب نیست
• دوره برای کسانی که امکان حضور در کلاس آنلاین را ندارند قابل استفاده نیست

آیا برای این دوره مدرک معتبر صادر می‌شود؟

• برای همه شرکت‌کنندگان مدرک دیجیتال معتبر و قابل استعلام از مرکز توسعه و توانمندسازی سرمایه‌های انسانی صادر می‌شود