محیط کاری ایده‌آل
امروزه با پررنگ‌تر شدن نقش منابع انسانی در سازمان‌ها، بهبود فضای کاری در برنامه‌ی مدیران قرار گرفته است. ایجاد محیط کاری ایده‌آل، به بازدهی نیروها کمک می‌کند و کیفیت عملکرد را بالا می‌برد. اما یک محیط کاری ایده‌آل چگونه شکل می‌گیرد؟ هر فضایی دو جنبه‌ی فیزیکی و روانی دارد:
شرایط فیزیکی محیط کار: فضای داخلی سازمان(طراحی داخلی) و امکانات
شرایط روانی محیط کار: ارزش‌ها و فرهنگ سازمان
در این مطلب به نکات بسیار ساده‌ای می‌پردازیم که توجه به آن‌ها شرایط فیزیکی محیط کار را بهبود می‌بخشد. این نکات پیش پا افتاده هستند، اما بسیاری از سازمان‌ها به دلیل بی‌توجهی به همین نکات پیش پا افتاده، شرایط کار را سخت می‌کنند. به این نکته توجه داشته باشید که میزان ماندگاری نیرو های شما رابطه مستقیمی با محیط کاری سازمان شما دارد که این تنها یک KPI جذب و استخدام محسوب می‌شود.
اهمیت طراحی اصولی
بعضی سازمان‌ها فضای فیزیکی محیط کار را به یک طراح داخلی(یا طراح صنعتی) می‌سپارند تا همه چیز به طور اصولی طراحی شود. بعضی سازمان‌ها از دانش کارشناسان منابع انسانی برای طراحی محیط کمک می‌گیرند و البته گونه‌ی سومی هم هست که در آن از نظر هیچ کارشناسی کمک نمی‌گیرند!
طراحی فضای فیزیکی محیط کار، فقط معطوف به چیدمان میز و صندلی و ابزارها نیست! کارشناسان و طراحان، نیازهای شغل را در نظر می‌گیرند و متناسب با آن در فضا امکانات ایجاد می‌کنند. برای مثال، یک کارگاه صنعتی نیازهایی دارد که نمی‌توان آن را با سوله برابر دانست. بی‌توجهی به اصول، منجر به هزینه‌های سنگین‌تر و دوباره‌کاری می‌شود. ممکن است پس از گذشت یک سال به این نتیجه برسید که محیط سازمان با کاری که در آن انجام می‌شود، تناسب ندارد و مجبور به جابه‌جایی شوید. ممکن است واحدی را که نیاز به سکوت دارد در جای شلوغی قرار دهید و بعد از مدتی با کاهش بازدهی عملکرد آن واحد روبرو شوید و مثال‌هایی از این دست…
نگران هزینه‌ها هستید؟
یک نگرانی‌ای که همواره برای سپردن فضا به معمار و کارشناس وجود دارد، رفتن زیر بار هزینه‌های هنگفت است. در صورتی که عکس آن هم صادق است! شما می‌توانید بودجه‌ی خود را به کارشناس اعلام کنید تا متناسب با آن تجهیزات خریده شود. گاهی محیط فیزیکی سازمان شما، با یک چیدمان اصولی بهینه می‌شود و حتماً نیازمند خرید تجهیزات، خارج از بودجه، نیستید. کارشناس می‌تواند به شما بگوید که چطور می‌توانید از امکانات و فضای موجود، استفاده‌ی حداکثری کنید.
نکاتی برای بهبود شرایط فیزیکی محیط کار
بعضی نکات را در شرایط فیزیکی محیط کار، خودتان هم می‌توانید لحاظ کنید. این مسائل به ظاهر پیش پا افتاده هستند ولی توجه به آن‌ها بسیار کارساز است.
کیفیت تجهیزات
حتماً از باکیفیت بودن تجهیزاتی که به دست نیروها می‌سپارید، مطمئن شوید. تجهیزاتی که مدام دچار خرابی می‌شوند، میز و صندلی‌ای که استاندارد نیست و… روند کار را دچار اصطکاک می‌کند. وقتی شما نتوانید ساده‌ترین تجهیزات را برای کارمندان فراهم کنید، آن‌ها هم ایمان‌شان را به اهداف سازمان از دست خواهند داد. در بعضی سازمان‌ها حتی برای خرید ارزان‌ترین تجهیزات هم تعلل وجود دارد. گاهی یک کارمند ماه‌ها منتظر است که برایش چند زونکن بخرند! چنین مسائلی شخصیت سازمان را پیش چشم کارکنانش کوچک خواهد کرد. آیا کارکنان، اهداف شرکتی را که به ساده‌ترین نیازها توجهی ندارد، جدی خواهند گرفت؟ خیر! بنابراین بهتر است از مخارج دیگر بزنید ولی آبروی سازمان را برای کارکنانش حفظ کنید.
مدیریت سر و صدا
- بعضی مشاغل کارگاهی و صنعتی مانند کارگاه میناکاری، کارگاه ریخته‌گری، کارگاه دوخت و… نیازمند تکاپو و تبادل انرژی در محیط هستند. محیط‌های آرام برای چنین مشاغلی، رخوتناک است و ذوق کار را از آن‌ها می‌گیرد. مکالمه با یکدیگر، گوش دادن به موسیقی و… نه تنها آسیبی به انجام کار وارد نمی‌کند که انرژی‌بخش هم هست. برای مدیریت چنین مشاغلی، پیاده‌سازی نظم اداری یک اشتباه بزرگ است!
- بعضی مشاغل مانند برنامه‌نویسی، نیازمند سکوت و تمرکز هستند. برای چنین مشاغلی سروصداهای مرسوم در محیط، مخلِ کار است؛ حتی اگر آن‌ها اعتراضی نکنند. فراهم کردن یک محیط ساکت و آرام برای چنین نیروهایی، بازدهی عملکردشان را بالا می‌برد. مدیران این مشاغل بهتر است برای سازمان قوانینی وضع کنند، مانند سایلنت کردن گوشی‌ها، آرام صحبت کردن با یکدیگر و… به جای آن، دو تایم استراحت کوتاه(قبل و بعد ناهار) برای تجدید قوا در نظر بگیرید.
دمای محیط
در نظر بگیرید که طبع انسان‌ها با یکدیگر متفاوت است، همیشه ناسازگاری‌هایی بر سر دمای محیط چه در خانه و چه در محیط کار وجود خواهد داشت. اما به طور معمول باید میانگین دمای مناسب با فصل را در محیط ایجاد کنید. یک راهکار ساده برای خاتمه دادن به ناسازگاری‌های افراد بر سر دما، تغییر جای آن‌هاست! جای آن‌ها را متناسب با طبع آن‌ها تنظیم کنید.
نکته: بهتر است که وسایل گرمایشی و سرمایشی یک فاصله‌ی معقولی با جای افراد داشته باشد. برای مثال، یک فرد هرچقدر هم که سرمایی باشد، نمی‌تواند تمام وقت کنار شوفاژ بنشیند.
نور محیط
هیچ عاملی برای سنجش نور نرمال وجود ندارد. این مسئله را هم طبع هر فرد مشخص می‌کند. نور یکی از عوامل تأثیرگذار بر خلق‌وخوی افراد در حین کار است. قراردهی افراد در نور نامناسب با طبع‌شان، برای طولانی مدت، تبدیل به یک شکنجه‌ی روانی می‌شود. هنگام مصاحبه‌ی استخدامی، برای شناخت روحیات فرد، از او بخواهید که محیط کاری ایده‌آل‌اش را برای شما توصیف کند. سپس او را در نزدیک‌ترین وضعیت نسبت به ایده‌آل‌هایش قرار دهید. فردی را که از نور انرژی می‌گیرد کنار پنجره قرار دهید، یا فردی را که از نور گریزان است، در سایه. این‌ها مسائل بزرگی نیستند و برای شما هزینه‌ای در پی ندارند، اما باعث می‌شود انرژی کارمند در محیط حفظ شود و به آرامش برسد. آرامش یا ناآرامی در محیط کار، یک وضعیت همگانی است و فرد به فرد منتقل می‌شود.
شخصی‌سازی محیط
به نیروها پیشنهاد بدهید محیط را برای خود شخصی کنند. آن‌ها می‌توانند اشیاء محبوب‌شان را با در نظر گرفتن معیارهای سازمان روی میزشان بگذارند. گاهی گذاشتن یک گلدان، تقویم، نوشته، عکس کوچک و… می‌تواند محیط را برای کارمندان صمیمی‌تر کند. سال‌ها روی دیوارهای مدرسه خواندیم «مدرسه، خانه‌ی دوم شماست!» حالا باید در کارکنان این حس را ایجاد کنید که آن‌ها در خانه‌ی دوم خود هستند.
محیط کاری ایده‌آل
نکاتی که به آن‌ها اشاره شد، بسیار ساده هستند و تحقق آن‌ها واقعاً هزینه‌بر نیست. هزینه‌ی این موارد، احترامی است که به یکدیگر پرداخت می‌کنید. اگر به نظرِ شما رعایت این موارد غیرضروری است، شما از آن دست مدیران سنتی‌ای هستید که امروزه، دیگر نیروهای‌تان به شما وفادار نخواهند ماند. و اگر ضرورت رعایت این نکات پیش‌پاافتاده را می‌دانید، فاصله‌ای با ایجاد یک محیط کاری ایده‌آل ندارید.