فرآیند جذب و استخدام چیست؟
فرآیند جذب و استخدام نیرو، فرآیندی است که طی آن مدیران و کارشناسان منابع انسانی، به جذب نیروی انسانی برای پر کردن موقعیت‌های شغلی درون سازمان می‌پردازند. در سازمان‌هایی که واحدHR(human resource) وجود دارد، این کار به عهده‌ی تیم منابع انسانی است و در کسب و کارهای کوچک که فاقد واحد HR هستند، جذب و استخدام نیرو به عهده‌ی خود مدیر است. فرآیند جذب و استخدام یکی از جدی‌ترین و پراهمیت‌ترین فرآیندهای منابع انسانی است. زیرا افرادی که وارد سازمان می‌شوند، سرنوشت کسب وکار را به دست می‌گیرند. برای مثال یک مدیر بازرگانی خوب، نقش پر رنگی در فروش و ارائه‌ی محصولات دارد.
تحقیقات صورت گرفته روی انجمن مدیریت منابع انسانی، حاکی از آن است که ۴۱ درصد مدیران منابع انسانی تخمین می‌زنند که استخدام یک فرد نامناسب می‌تواند میلیون‌ها تومان برای شرکت ضرر داشته باشد! بنابراین انتخاب درست نیروهایی که بتوانند ارزش افزوده‌ای برای موقعیت شغلی خود داشته باشند و در جهت پیشرفت سازمان قدم بردارند، کار آسانی نیست. هر نیرویی که وارد سازمان می‌شود، هزینه‌هایی برای سازمان در پی دارد. زیرا هر فرد نه تنها برای موقعیت شغلی خود، که روی دیگر همکاران هم تأثیرگذار است. به همین منظور فرآیند جذب و استخدام را باید یکی از سرنوشت‌سازترین فرآیندهای منابع انسانی بدانید.
دستورالعمل جذب و استخدام
اگر بخواهید دنبال دستورالعملی برای فرآیند جذب و استخدام باشید، باید گفت که مانند هر فرآیند منابع انسانی دیگر، فرآیند جذب و استخدام هم به «بومی سازی» نیاز دارد. باید ارزش‌ها و نیازهای سازمان را بررسی کنید. باید سوال‌هایی را طرح کنید و به آن‌ها پاسخ دهید:
●سازمان شما، برای رده‌ی شغلی مورد نظر، به متخصص نیاز دارد، کارورز و یا یک نیروی متوسط؟
●سازمان شما، نیازمند چه تیپ شخصیتی برای رده‌ی شغلی مورد نظر است؟ فردی خلاق و پویا؟ فردی آرام با روحیه‌ی کار دفتری و منظم؟ و…
●چه عوامل محیطی‌ای برای شما اهمیت دارد؟ مسافت نیرو تا محل کار، انتظار در میزان دستمزد، سن و…
و سوال‌های دیگری که متناسب با فرهنگ سازمان و نوع محصول کسب و کار شما باید طرح شوند. پاسخ دادن به این سوالات شما را به یک جمع بندی برای انتخاب معیارهایتان می‌رساند و سپس می‌توانید به این معیارها به عنوان دستورالعمل نگاه کنید و آن را اجرایی کنید.
مطالعه بیشتر: دستورالعمل جذب و استخدام
اصول جذب و استخدام
سازمان‌های بزرگ و موفق، بنا به تجربه و آگاهی، اصولی را از پیش برای اجرای درست فرآیند جذب و استخدام در نظر گرفته‌اند و مطابق با آن، مراحل را پیش می‌برند. اصولی که می‌تواند به عنوان الگو، در اختیار سازمان‌های دیگر هم قرار بگیرد.
●شناسایی رده‌ی شغلی مورد نظر برای پی بردن به نیاز آن شغل تا بفهمید چه تیپ نیرویی را باید استخدام کنید؟
●نگارش شرح شغلی برای ارائه به کارجو در جلسه‌ی مصاحبه. این کار به شفافیت در مورد وظایف و توانایی‌ها کمک ویژه‌ای می‌کند.
●نگارش متن آگهی استخدام به طور صحیح و اصولی. باید بدانید که لحن شما در نگارش آگهی استخدام مشخص می‌کند که چه کسانی به آن پاسخ دهند.
●آنالیز رزومه‌ی کارجویان با سیستم ATS. آنالیز صحیح رزومه‌ی کارجویان، به شما می‌گوید که چه افرادی را برای مصاحبه دعوت کنید و چه افرادی مردودند.
●انجام صحیح مصاحبه‌ی حضوری. برگزاری مصاحبه‌ی حضوری به شکل صحیح یکی از جدی‌ترین چالش‌های فرآیند جذب و استخدام است.
شاخص‌های کلیدی عملکرد یا KPI فرآیند جذب و استخدام
فرآیندهای منابع انسانی و به طور کلی کلیه‌ی فعالیت‌های سازمان به شاخص‌های کلیدی‌ای برای ارزیابی نحوه‌ی عملکرد نیاز دارند. برای آن که بفهمید فرآیند جذب و استخدام در مسیر درستی قرار دارد یا خیر، به KPI هایی نیاز دارید تا متوجه شوید آیا افراد درستی را وارد سازمان می‌کنید؟ آیا افراد پس از وارد شدن به سازمان، به دستیابی به اهداف کسب و کار کمک می‌کنند یا بازدارنده‌اند؟
فرآیند جذب و استخدام نوعی سرمایه‌گذاری است؛ سرمایه گذاری انسانی. بنابراین باید ببینید هزینه‌هایی که هر نیرو برای سازمان دارد و در مقابل آن رهاوردهای هر نیرو برای سازمان چقدر است و بتوانید یک میانگین از آن به دست بیاورید.
شاخص‌های کلیدی عملکرد سازمان‌ها با یکدیگر متفاوت است. زیرا فرهنگ سازمانی و محصول کسب و کار متفاوت است. اما به طور کلی شاخص‌های کلیدی عملکردی وجود دارد که بین سازمان‌ها مشترک هستند. مانند:
●بررسی ارزیابی عملکرد نیروها به منظور فهم درستی یا نادرستی انتخاب نیرو برای موقعیت شغلی مورد نظر.
●به دست آوردن آمار ورودی‌ها و خروجی‌ها.
●به دست آوردن میزان رضایت شغلی نیروها.
●ترسیم هرم رشد نیروها در سازمان.
●ترسیم هرم رشد سازمان.
مطالعه بیشتر: مهم ترین شاخص های ارزیابی استخدام در سال 2021
استفاده از نرم افزار ATS برای فرآیند جذب و استخدام
نرم افزارهای منابع انسانی بسیاری از مشکلات دست و پاگیر کارشناسان منابع انسانی را برای همیشه حل می‌کنند. یکی از این نرم افزارها ATS است که برای تسهیل و تسریع فرآیند جذب و استخدام طراحی و ساخته شده است. امروزه سازمان‌های بزرگ و معتبر جهانی از سامانه ATS برای فرآیند جذب و استخدام استفاده می‌کنند. زیرا سیستم‌های هوشمند صرفه‌جویی ویژه‌ای در نیروی انسانی می‌کنند. حتی دانشگاه‌ها و مراکز مهاجرتی هم برای آنالیز رزومه‌ی متقاضیان به استفاده از سیستم ATS روی آورده‌اند.
سیستم ATS یا سیستم مدیریت استخدام به طور ویژه برای آنالیز رزومه‌ی کارجویان طراحی شده است. این سیستم رزومه‌های کارجویان را بر اساس کلمات کلیدی غربال می‌کند و نتیجه‌ی نهایی را روی داشبورد نشان می‌دهد. ابزارهای نرم افزار ATS سُها بسیار متنوع هستند. سیستم ATS سُها به طور روتین خود را به‌روزرسانی می‌کند و قابلیت‌هایش را گسترش می‌دهد. نرم افزار ATS سُها به طور کلی چند مزیت دارد:
●صرفه‌جویی در زمان (سیستم مدیریت فرآیند استخدام، رزومه‌ها را در کسری از ثانیه غربال‌گری می‌کند و دیگر نیازی نیست که تک تک آن‌ها را بخوانید.)
●صرفه‌جویی در کاغذ(دیگر نیازی به پر کردن نسخه‌های کاغذی رزومه نیست. می‌توانید یک پرسش‌نامه روی سیستم ATS تنظیم کنید.)
●بانک رزومه (سیستم ATS حافظه‌ای دارد که می‌تواند تمام رزومه‌ها را نگهداری کند.)
●چند کاربره بودن(سیستم ATS می‌تواند به طور همزمان چند کاربر با دسترسی‌های مختلف داشته باشد. بنابراین مدیران می‌توانند بدون تماس مکرر با یکدیگر در جریان پیش‌برد فرآیند جذب و استخدام قرار بگیرند.)
●سامانه‌ی پیامکی سیستم ATS(وجود سامانه‌ی پیامکی روی سیستم ATS یک راه مشخص و واحد برای برقراری ارتباط بین کارجوها و سازمان است. با این وجود تماس‌ها و پیام‌ها نظم می‌گیرند.)