سُها؛ ارائه دهنده به روز ترین سیستم مدیریت فرآیند استخدام در ایران (ATS)
چگونه فرآیند جذب و استخدام را بهینه کنیم؟
بهینه سازی فرآیند جذب و استخدام
در میان فرآیندهای منابع انسانی، فرآیند جذب و استخدام، فرآیندی بسیار هزینه‌بر است! اما چه نوع هزینه‌ای؟ در میان انجام فرآیندهای دیگر، اگر شما نیاز به بازنگری در مسیر داشته باشید، شاید بتوانید برگردید و مراحل را اصلاح کنید؛ اما فرآیند جذب و استخدام راه برگشت ندارد. شما زمانی که یک نیرو را استخدام می‌کنید، بخشی از وظایف(بخوانید اهداف) شرکت را به دست او می‌سپارید. اگر نیرو را با معیارها و شاخص های درستی انتخاب نکرده باشید، مشکل بتوان آن معیارها را در او ایجاد کرد. در نهایت، اخراج نیرو هم با هزینه‌های زمانی و روانی همراه است. تیم تحریریه‌ی سها، در کنار شماست تا هزینه‌های شما را در فرآیند استخدام به حداقل برساند و راهکارهایی را به شما پیشنهاد کند تا بهینه‌تر این فرآیند را به انجام برسانید.
تدوین لیست مهارت‌ها
پیش از جذب و استخدام نیرو، لازم است بررسی کنید که در پستِ مربوطه، به چه مهارت‌هایی نیاز دارید. مهارت‌ها به دو دسته‌ی مهارت‌های نرم(که رفتاری هستند) و مهارت‌های سخت(که فنی هستند) تقسیم می‌شوند. پیش از مصاحبه با کارجوها، لیستی تدوین کنید که در آن مهارت‌های نرم و سختِ مورد نیاز را یادداشت کرده باشید. این کار به شما کمک می‌کند تا تمام ضرورت‌های لازم را بررسی کنید. وقتی که شما به درستی ندانید که چه نیرویی با چه مهارت‌هایی نیاز دارید، در جلسه‌ی مصاحبه می‌توانید تحت تأثیر کارجویی قرار بگیرید که چندان مطابقتی با پست مورد نظر ندارد. درواقع با تدوین لیست مهارت‌ها، شما برای خودتان مشخص می‌کنید که افراد را بر اساس مهارت‌هایشان انتخاب کنید و نه قدرت کلام و یا کاریزمای شخصیتی!
پس از آن‌که لیست مهارت‌های مورد نیاز را تنظیم کردید، نیاز دارید که رزومه‌های دریافتی را بر اساس آن مهارت‌ها آنالیز کنید. امروزه سیستم ATS به همین منظور طراحی و ساخته شده است. سیستم مدیریت فرآیند استخدام یا همان Applicate tracking system به شما کمک می‌کند که رزومه‌های کاری کارجویان را بر اساس کلمات کلیدی فیلتر کنید. برای سازمان‌های بزرگ و تعداد رزومه‌های بالا، صرفه‌جویی قابل توجهی در زمان به همراه خواهد داشت. و برای سازمان‌های کوچک و تعداد رزومه‌های کمتر هم خالی از لطف نیست؛ امکان آرشیو رزومه‌ها، کامنت‌گذاری روی رزومه‌ها، ارسال رزومه به افراد مربوطه در سازمان، تنظیم قرار مصاحبه و… ساده‌ترین مزایای نرم افزار ATS هستند.
در بعضی سازمان‌های بزرگ و یا برای بعضی سِمت‌های خاص، مصاحبه‌ی کاری به صورت سلسله مراتبی صورت می‌گیرد. یعنی در ابتدا مدیر یا کارشناس منابع انسانی یک مصاحبه انجام می‌دهد، سپس مدیر واحد و بعدتر مدیرعامل. این مصاحبه‌ی سلسله مراتبی دو عیب دارد: ۱) وقت‌گیر است. ۲) ممکن است کیفیت مصاحبه‌های مختلفی که صورت گرفته، با هم متفاوت باشد و مدیران را به نتایج یکسانی نرساند.
ما به شما مصاحبه‌ی جمعی را توصیه می‌کنیم. مدیر یا کارشناس منابع انسانی و مدیر واحدِ مربوطه، بهتر است هر دو در کنار هم در مصاحبه کاری حضور داشته باشند. در این صورت کارجو هم حرفهای ضد و نقیضی نخواهد شنید. در نهایت می‌توانید او را در فاصله‌ی زمانی نه چندان دور، به مدیرعامل ارجاع دهید.
گفتیم که سیستم ATS این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهد که به افرادی که نظرشان درباره‌ی استخدام مهم است، دسترسی بدهید و آن‌ها برای شما به شکل مکتوب نظرشان را روی رزومه درج کنند. این ابزار به تسریع فرآیند جذب و استخدام بسیار کمک خواهد کرد.
معطل کردن کارجو به سازمان اعتبار نمی‌دهد، بلکه بیشتر گویای بلاتکلیفی افرادِ صاحب‌نظر در تصمیم‌گیری است!
یک رفتار حرفهای که کارفرما در جلسه‌ی مصاحبه با کارجو می‌تواند داشته باشد، آگاه کردن کارجو نسبت به مسائل حیاتی سازمان و فرهنگ سازمانی است. همان‌طور که شما به عنوان کارفرما، سوالاتی از کارجو دارید، کارجو هم سوالاتی درباره‌ی محیط کار دارد که شاید نتواند از شما بپرسد. پس بهتر است که شما پیشاپیش نکاتی را درباره‌ی فرهنگ سازمانی و یا سلسله مراتب امورات با کارجو در میان بگذارید. چنین رفتاری نشانه‌ی حقوقِ دوجانبه در سازمان است و یک نیروی خوب را از همان ابتدا به همکاری با شما ترغیب می‌کند.
دومین مزیت شفاف‌سازیِ مسائل سازمانی برای کارجو، پیشگیری از برخی سوءتفاهم‌ها در حین کار است. وقتی شما مسائلی را از پیش با کارجو طی کنید، حرف و حدیث‌های احتمالی کمتر خواهد بود. بهتر است که نیرو جوابِ سوالاتش را به طور مستقیم از مدیر بگیرد و نه از همکارانِ هم‌رده.
به طور خلاصه، در این مقاله به نکاتی اشاره کردیم که فرآیند جذب و استخدام را برای کارفرما ثمربخش می‌کند. و در کنار این نکات، نرم افزاری را برای جذب و استخدام معرفی کردیم که امروزه مورد استفاده‌ی تمام سازمان‌های به‌روز در سطح دنیاست. ابزارهایی که نرم افزار ATS در اختیار کارفرما قرار می‌دهد، بسیاری از هزینه‌ها را از میان برمی‌دارد و فرآیند را بهینه می‌کند. بهتر است برای پی بردن به مزایای سیستم ATS یک نسخه‌ی آزمایشی آن را امتحان کنید.
درس‌های منابع انسانی، پیش از آن که نظریه باشند، تجربه شده‌اند! نظریه‌پردازان با آسیب‌شناسی‌ای که از تجربیات کرده‌اند، توانسته‌اند به متدهای مدیریتی برسند. به همین منظور برای آن که بتوانیم سازمان را به بهترین نحو اداره کنیم، در کنار مطالعه، نیازمند تجربه کردن و شنیدن تجربیات دیگران هستیم. تیم تحریریه‌ی سها، نظر دارد که با ایجاد یک فضای گفت و شنود در پایان هر مقاله، کاربران را در تجربه‌ی سازمانی یکدیگر سهیم کند.
برای ما بنویسید که چالش‌ها و مسائل سازمان شما در فرآیند جذب و استخدام نیرو چیست؟
کدام یک از شکل‌های مصاحبه کاری(تلفنی، رزومه‌ای، حضوری و…) برای شما مفیدتر بوده است؟
آیا از سیستم ATS برای فرآیند استخدام استفاده می‌کنید؟ در هر دو صورت، نتیجه برای شما چگونه بوده است؟
