آشنایی با چالش های دورکاری
دورکاری و فریلنسری تا پیش از شیوع کرونا یک پدیده‌ی نوظهور و ناآشنا برای عموم بود. با همه‌گیری ویروس کووید ۱۹ در سراسر جهان و شکل‌گیری دوره‌های قرنطینه، وجود دورکاری بسیاری از مشاغل را از رکود نجات داد. حتا دوران قرنطینه اهمیت بسیاری از مشاغل فریلنسری را هم آشکار کرد. چالش های دورکاری بسیارند. پیش از آن‌که ما فعالیت‌مان را به صورت دورکاری آغاز کنیم یا کارهای‌مان را به نیروهای دورکار بسپاریم، لازم است چالش‌های دورکاری را بشناسیم. تجربه‌ی یک سال دورکاری در دوران کرونا، ما را با بسیاری از این چالش‌ها آشنا کرده است. در این مطلب ما به شما راهکارهایی ارائه می‌دهیم که بتوانید بسیاری از این چالش‌ها را برطرف کنید.
تنظیم قوانین برای حل چالش های دورکاری
پیش از هر چیز لازم است قوانینی را برای دورکاری تنظیم کنید. انجام دورکاری بدون قوانینِ از پیش تعیین شده، کار را هم برای نیروها سخت می‌کند و هم برای شما. تنظیم «مرام‌نامه‌ی دورکاری» روشن کننده‌ی امور است و جلوی مشکل‌ساز شدنِ چالش های دورکاری را می‌گیرد.
وقتی شما قوانینی را برای دورکاری مشخص کنید، امور سامان پیدا می‌کنند و همه چیز با نظم پیش می‌رود. تنظیم قوانین دورکاری، به کارفرما می‌گوید که نیرو تحت مدیریت اوست و به نیرو می‌گوید همه چیز با برنامه پیش می‌رود.
در تنظیم قوانین دورکاری برای فریلنسرها، شما باید تکلیف چند چیز را روشن کنید: چگونه با هم ارتباط برقرار کنیم؟ چگونه داده‌ها را به اشتراک بگذاریم؟ برنامه‌ی کار روزانه را چطور تنظیم کنیم؟
۱.چگونه با هم ارتباط برقرار کنیم؟
شما باید شبکه‌ای را به عنوان راه ارتباطی‌تان مشخص کنید. واتس‌اپ دسترس‌پذیرترین راه است اما بسیاری از امکانات تلگرام را برای ذخیره و اشتراک داده‌ها ندارد. ایمیل یک راه رسمی و خوب برای آرشیو دیتاهاست اما برای on call بودن، گزینه‌ی مناسبی نیست.
باید بسنجید که چه چیزی برای کسب و کار شما ارجح است و متناسب با آن شبکه‌ی ارتباطی‌تان را انتخاب کنید. دسترس‌پذیری، قابلیت ذخیره و اشتراک فایل، رسمیت و…؟
سپس ساعات مشخصی را برای تماس در هر کدام از شبکه‌ها در نظر بگیرید. برای مثال: «در ساعات اداری از طریق واتس‌اپ، به صورت وویس و پیام، با یکدیگر در ارتباط هستیم. در صورت ضرورت از تماس استفاده می‌کنیم.» می‌توانید شرط on call بودن را در ساعات خاصی (برای مثال ظهر تا غروب) بگذارید. بهتر است در تمام ساعات از یکدیگر انتظار پاسخگویی نداشته باشید، زیرا برنامه‌ی کار و زندگی شخصی در هم ادغام می‌شود و این موضوع روند کار را، هم برای نیرو و هم برای کارفرما، مختل می‌کند.
۲.چگونه داده‌ها را به اشتراک بگذاریم؟
وقتی راه ارتباطی‌تان را مشخص کردید، از همان طریق می‌توانید فایل‌ها را با یکدیگر به اشتراک بگذارید. البته می‌توانید برای مثال، تلگرام را شبکه‌ی ارتباطی‌تان در نظر بگیرید و فایل‌ها را در محیط ایمیل برای یکدیگر ارسال کنید. نکته‌ای که باید به آن توجه کنید، قابلیت ذخیره و آرشیو دیتاهاست. زیرا یکی از چالش های دورکاری، اثبات میزان فعالیت است. بنابراین باید فعالیت‌ها را مانند سند جمع‌آوری کنید تا در پایان پروژه بتوانید روند کار را ارزیابی کنید.
از نیروهای دورکار بخواهید فایل‌ها را دسته‌بندی کنند. هر پوشه باید نام فرد، تاریخ انجام و نام پروژه را روی خود داشته باشد. برای مثال: «فردین.اسفند.لوگوتایپ‌ها»، «فردین.اردیبهشت.کاتالوگ‌ها» این یک نمونه است. شما می‌توانید مطابق با کارتان پوشه‌ها را نام‌گذاری کنید.
۳.برنامه‌ی روزانه را چطور تنظیم کنیم؟
بخش مهم تحقق دورکاری، برنامه‌ریزی است. تنظیم برنامه‌ی روزانه برای دورکاری و وفاداری به آن، یکی از اساسی‌ترین چالش های دورکاری است. زمانی که کنترل برنامه‌ی روزانه از دست دورکار در برود، پروژه می‌تواند تا الی‌الابد ناتمام بماند! ابتدا برنامه‌ی ماهانه را تنظیم کنید و مطابق با برنامه‌ی ماهانه، تقسیمات روز را انجام دهید. برای این منظور لازم است ارتباط روزانه را حفظ کنید. در پایان روز، گزارش مختصری از مراحل انجام پروژه بخواهید. بی‌اهمیت انگاشتن برنامه‌ی روزانه و گزارش‌دهی، برابر است با شکست دورکاری؛ شک نکنید!
فراهم کردن امکانات برای نیروی دورکار
دورکاری زمانی میسر است که خانه مجهز به ابزار و سیستم باشد. بعضی مشاغل نیازمند سیستم هستند و بعضی مشاغل به ابزارهای دیگری(کیت ابزار، دوربین و…) هم نیاز دارند. شما باید پیشاپیش چک کنید که نیروی دورکار، در خانه امکانات لازم را دارد یا خیر؟ در صورت لزوم باید فضای کار را برایش فراهم کنید. اگر لازم است سیستم‌های سازمان را به خانه‌ی کارمند منتقل کنید و یا شرط دورکاری‌تان مجهز بودنِ کارمند باشد. در صورتی که سیستم و امکانات لازم فراهم نباشد، ممکن است کیفیت خروجی کار پایین بیاید و شما درست نفهمید که ایراد کار از کجاست!
یکی از چالش های دورکاری، فراهم کردن تجهیزات و ملزوماتِ ابتدایی کار است.
حفظ ارتباط روتین، راهگشای چالش های دورکاری
طبیعی است که نیروها و مدیران در دورکاری شرایط متفاوتی را می‌گذراند. کار در محیط مشترک، نیروها را در مواجهه‌ی با یکدیگر قرار می‌دهد. برای مثال کارمند می‌داند که شما امروز تحت فشار هستید یا دلیل سازش‌گری‌تان چیست و… شما می‌دانید که نیروی دورکار تحت چه شرایط سخت و یا آسانی کار می‌کند. مشکلاتش چیست و چه چیزی به بهبود فعالیتش کمک می‌کند و… یکی از چالش های دورکاری، به دلیل بی‌خبری و عدم شناخت کافی از یکدیگر، افتادن در دام سوءتفاهم‌هاست. درک متفاوت از پدیده‌ی مشترک، رابطه‌ی کارمند و کارفرما را سخت می‌کند. چاره چیست؟ حفظ ارتباط روتین. برای آن‌که در جریان روحیات، اهداف و مشکلات یکدیگر قرار بگیرید، جلسات آنلاین تشکیل دهید. اهداف را برای نیرو تشریح کنید و پیشنهادات او را بشنوید؛ آن هم به شکل روتین و نه یک بار برای همیشه!
حفظ ارتباط با برنامه‌ی مشخص، راه‌اصلی برطرف کردنِ بخش روانی چالش های دورکاری است.
ایجاد هم‌بستگی سازمانی با نیروی دورکار
نیروی دورکار باید با کار، محیط و کارفرمایان، احساس هم‌بستگی کند. در صورتی که او در دنیای جداگانه‌ای کار کند و شما در محیط مجزایی تحویل بگیرید، بعضی آسیب‌ها محتمل‌اند. نیرویی که به سازمان تعلق خاطر داشته باشد، با جان و دل کار می‌کند، ماندگاری‌اش در کار بیشتر است، می‌تواند متناسب با ارتقاء سازمان، خودش را رشد بدهد و… برای این‌که احساس تعلق خاطر ایجاد کنید، دیدارهایی را جهت احوالپرسی و مهمانی ترتیب بدهید. هدایایی را برای نیروهای دورکار در نظر بگیرید و هرازگاه صدایشان کنید. به آن‌ها نشان بدهید که وجودشان برای سازمان مهم است، هرچند دورند. به آن‌ها نشان بدهید که فعالیت آن‌ها را، هرچند از دور، می‌بینید. وجود تفریح مشترک(صرف شام، رزرو یک روز باشگاه، باغ و…) یک پیشنهاد عالی برای ایجاد دوستی و حس نزدیکی بین همکاران است. اگر به دلیل شرایط قرنطینه امکان دیدار حضوری ندارید، به صورت آنلاین دورهمی برپا کنید، هدایا را پست کنید و… یکی از چالش های دورکاری انفصالِ عاطفیِ نیروها از سازمان است.
در آخر…
امروزه با شرایط پیش آمده توسط ویروس کووید ۱۹، بسیاری از مشاغل، دورکاری را تجربه می‌کنند. پیش از آن که کار را با نیروهای دورکار شروع کنید، شناخت چالش های دورکاری یک ضرورت است. کارفرمایی که با چالش های دورکاری آشنا باشد، تصور نمی‌کند که نیروی دورکار در خانه خود را باد می‌زند! حتا بعضی از مشاغل ثابت کرده‌اند، در دورکاری می‌توانند مفیدتر واقع شوند. بسیاری از چالش های دورکاری که در حین کار ما را سردرگم می‌کند، با یک تدبیر ساده حل می‌شوند. این مقاله به مسائل اصلی و پایه‌ی دورکاری پرداخته است. اگر نیازمند استخدام نیروهای دورکار هستید و به پلتفرمی برای بررسی رزومه‌ها فکر می‌کنید، سامانه سُها به عنوان یک ATS به شما کمک می‌کند.